Riigikogu võttis vastu kauaoodatud seadusemuudatuse, mis annab tööandjatele ja töötajatele uue ning märksa paindlikuma töökorralduse vormi – paindliku tööaja kokkuleppe. See muudatus loob tööandjatele võimaluse kasutada tööjõudu efektiivsemalt, säilitades samal ajal töötajatele vajalikud garantiid. Allpool annan ülevaate, mis täpselt muutus, milliseid võimalusi uus regulatsioon loob ning milliseid samme peaksid tööandjad selle rakendamiseks ette võtma.

Mis on paindliku tööaja kokkulepe?

Paindliku tööaja kokkulepe on tööandja ja töötaja vaheline kokkulepe, mille kohaselt jaguneb töötaja tööaeg kahte ossa: kokkulepitud töötundideks ja lisatundideks. Sellise kokkuleppe eesmärk on võimaldada töökoormuse paindlikumat ja läbipaistvamat kujundamist.

Kirjalik kokkulepe peab kokkulepitud töötundide arvu, lisatundide arvu, lisatundidest etteteatamise minimaalset aega ning teavet töötaja õiguse kohta lisatundidest keelduda. Need tingimused peavad olema lepingus sõnaselgelt kirjas, et tagada mõlema poole õigused ja kohustused.

Paindliku tööaja kokkulepet saab sõlmida üksnes töötajaga, kelle tunnitasu on vähemalt 1,2-kordne seaduses sätestatud tunnitasu alammäär ning kelle kokkulepitud töötundide maht on vähemalt kümme tundi seitsmepäevase ajavahemiku jooksul. Samuti ei tohi kokkulepitud töötunnid ja lisatunnid kokku ületada täistööaega. Kui töötaja töötab üle selles kokkuleppes sätestatud mahu, rakendatakse ületunnitöö reegleid.

Töötajal on alati õigus lisatundidest keelduda ning iga lisatunni tegemiseks peab ta andma eraldi eelneva nõusoleku kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis, näiteks e-kirjaga. Tööandja peab kasutama sama arvestusperioodi nii kokkulepitud töötundide kui ka lisatundide summeerimisel. Kui tööaega arvestatakse summeeritult, tuleb kokkulepitud töötunnid ja lisatunnid kanda tööajakavasse selgelt eristatuna. Arvestusperioodi lõpus peab tööandja esitama töötajale arusaadava tööajakava, kus on välja toodud kogu arvestusperioodi jooksul tehtud kokkulepitud töötunnid, lisatunnid ja ületunnid.

Seadus näeb ette ka olukorra, kus töötaja tegelik töökoormus ületab kokkulepitud töötunde. Kui töötaja on viimase kuue kuu jooksul enamiku ajast töötanud rohkem, kui kokkulepitud töötunnid ette näevad, on tal õigus nõuda paindliku tööaja kokkuleppe muutmist ning kokkulepitud töötundide suurendamist. Kui pooled uues mahus kokkulepet ei saavuta, loetakse töötaja kokkulepitud tööajaks tema viimase kuue kuu keskmine töötundide arv seitsmepäevase perioodi kohta.

Kuidas uus regulatsioon tööandjatele kasu toob?

Paindliku tööaja kokkulepe võimaldab tööandjal kasutada tööjõudu vastavalt tegelikule töömahule, mis võib kõikuda hooajati, nädalati või isegi päeviti, ning see aitab vältida ületunde ja lühiajalisi teenuslepinguid. Selline lähenemine muudab tööprotsessi sujuvamaks ja vähendab olukordi, kus tööandja peab ootamatutele töömahu muutustele reageerima ebamõistlike kulude või ajutiste lahendustega.

Selge regulatsioon vähendab ka õiguslikku riski, et ajutise olukorra reguleerimiseks kasutatav teenusleping kvalifitseeritakse töölepinguks, pakkudes tööandjale teenuslepinguga sarnast paindlikkust töölepingu raamides ja ilma vaidlusteohuta. See tagab suurema õigusrahu nii tööandjale kui ka töötajale, kuna mõlema poole õigused ja kohustused on üheselt määratletud ning hilisemate vaidluste tõenäosus väheneb.

Töökorraldus muutub töötajasõbralikumaks, sest töötajatel on õigus lisatundidest keelduda, mis suurendab nende kontrolli oma ajakasutuse üle ja aitab paremini tasakaalustada töö- ja eraelu. Suurem vabadus ja paindlikkus võivad tõsta töötajate rahulolu ning vähendada personali voolavust, kuna töötajad hindavad võimalust oma töökoormust mõistlikult mõjutada.

Samuti annab paindlik tööaeg võimaluse pakkuda lisatunde motiveeritud töötajatele, näiteks õpilastele, tudengitele ja hooajatöötajatele, ilma vajaduseta palgata uusi inimesi või muuta lepinguid. See aitab tööandjal kiiresti katta personali lisavajaduse ning töötajatel teenida rohkem sissetulekut perioodidel, mil nad seda soovivad või vajavad.

Millised sammud peaks tööandjad nüüd ette võtma, et paindlikku tööaega rakendada?

Paindliku töökorralduse tõhusaks rakendamiseks on oluline järgida mitut läbimõeldud sammu, mis tagavad nii õiguspärase kui ka praktiliselt toimiva tööprotsessi. Alljärgnevalt on välja toodud peamised tegevused, mida tööandjad peaksid selleks ette võtma.

• Analüüsige, millistes ametikohtades ja olukordades on paindlik töökorraldus kõige tõhusam. Paindlik töökorraldus sobib eelkõige valdkondadesse, kus töömaht ei ole püsiv, vaid kõigub vastavalt hooajale, nädalapäevale või kliendivoole – näiteks kaubanduses, toitlustuses, teeninduses ja logistikas. Samuti on see kasulik ametikohtadel, mille töökoormus sõltub projektide mahust või tellimuste hulgast ning kus tööandjal on vaja kiiresti reageerida muutuvatele töövajadustele. Selliste rollide kaardistamine aitab selgelt mõista, kus paindlik tööaeg annab reaalse väärtuse nii tööandjale kui ka töötajatele.
• Koostage ühtne ja selgelt sõnastatud paindliku tööaja kokkulepe. Tööandjal tasub välja töötada standardne kokkuleppevorm, mis hõlbustab paindliku tööaja kasutuselevõttu ning tagab selguse mõlemale poolele. Kokkuleppe sõlmimisel arvestage töölepingu seaduses nõutud tingimustega ja lisage kokkuleppesse töötundide maht, lisatundide maksimaalne lubatud arv, töötajale antav minimaalne etteteatamisaeg lisatundide pakkumiseks ning töötaja õigus lisatundidest keelduda ilma negatiivsete tagajärgedeta. Samuti tuleb sätestada, et kõik lisatunnid kinnitatakse kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis, et vältida hilisemaid arusaamatusi.
• Viige tööaja arvestuse süsteem vastavusse uue töökorraldusega. Tööandja peab tagama, et tööaja arvestuse süsteem suudab selgelt eristada kokkulepitud töötunde, lisatunde ja ületunde, kuna see on oluline nii õigusliku nõuete täitmiseks kui ka hilisema tasustamise korrektsuseks. Arvestusperioodi lõpus esitatavad graafikud ja aruanded peavad olema läbipaistvad, arusaadavad ja võimaldama lihtsalt kontrollida, kas töötaja koormus on kooskõlas kokkulepitud tingimustega. Selge arvestussüsteem vähendab vaidluste riski.
• Koolitage juhte ja töökorraldajaid paindliku töökorralduse rakendamiseks. Paindliku tööaja edukas toimimine sõltub suuresti sellest, kuidas juhid ja töökorraldajad kokkuleppeid praktikas rakendavad. Oluline on, et lisatunde ei käsitletaks vaikimisi töötaja kohustusena ning et lisatundide pakkumiseks küsitakse alati nõusolekut, mis ka korrektselt dokumenteeritakse. Samuti peavad juhid tagama, et kokkulepitud põhitunnid on töötajale alati kindlustatud, mis aitab ennetada töökoormuse ebastabiilsusest tulenevaid pingeid.
• Kuivõrd paindliku tööaja kokkulepet saab sõlmida üksnes töötajaga, kelle tunnitasu on vähemalt 1,2-kordne seaduses kehtestatud tunnitasu alammäär, siis tasub tööandjal hinnata, kas senine tasusüsteem vastab sellele eeltingimusele ning kas kõigi töötajatega, kellele plaanitakse paindlikku tööaega rakendada, on lubatud selline kokkulepe sõlmida. Samuti tuleb arvestada, et kokkulepitud töötundide ja lisatundide ületamisel kohaldatakse ületunnitöö tasustamise reegleid vastavalt töölepingu seadusele. Regulaarne tasusüsteemi ülevaatus aitab vältida olukorda, kus tööandja ei saa paindliku tööaja kokkulepet sõlmida või kus ületunnitöö tasustamise kohustused põhjustavad ootamatuid kulusid.
• Kaaluge teenuslepingute asendamist töölepingutega, kui eesmärk on olnud paindlikkus. Kui teenuslepinguid on seni kasutatud peamiselt paindlikkuse saavutamiseks, võib paindliku tööaja kasutuselevõtt töölepingute raames muuta nende kasutamise ebavajalikuks. Tööleping koos paindliku tööaja kokkuleppega pakub tööandjale samu võimalusi, kuid oluliselt väiksema õigusliku riskiga ning tagab töötajale selgema ja turvalisema töökorralduse. Selline muudatus võib parandada tööandja mainet, lihtsustada töökorraldust ning vähendada töövaidluste riski.