Pirkimus reglamentuojantys įstatymai numato pirkėjo teisę (bet ne pareigą) viešojo pirkimo dokumentuose kaip reikalavimą įtvirtinti kokybės vadybos arba aplinkos apsaugos vadybos sistemų standartų taikymą. Pastaruoju metu pirkėjai dažnai reikalauja, kad tiekėjas pateiktų nepriklausomų įstaigų išduotus sertifikatus, patvirtinančius, jog laikosi tam tikrų vadybos sistemų standartų.  

Kaip nepaklysti pamačius tokius reikalavimus viešojo pirkimo dokumentuose? 

Įvertinkite ar toks reikalavimas proporcingas ir iš tiesų reikalingas pirkimo objektui 

Reikalavimas taikyti sistemos reikalavimus nėra laikomas tiekėjų kvalifikacijos reikalavimu. Šiuo atveju, pirkėjui svarbu visa sistema, visas standartas, t.y., visos priemonės, etapai, kuriuos apima standartas turės pilna apimtimi būti įgyvendinami tiekėjo vykdant pirkimo sutartį.  

Tiekėjų kvalifikacijos reikalavimu yra laikomas reikalavimas dėl konkrečių vadybos priemonių taikymo. Šiuo atveju, pirkėjui pakanka tam tikrų iškeltų reikalavimų, tam tikro etapo, tam tikros priemonės ir pan.  

Tiekėjams rekomenduočiau operatyviai įvertinti: 

• Ar sąlygose (tipiškai – sutartyje) numatytas reikalavimo laikymosi priežiūros mechanizmas? 

• Ar reikalavimas iš tiesų reikalingas visam pirkimo objektui? 

• Ar reikalavimas yra proporcingas perkamam objektui ir vykdant sutartį atneš realios naudos pirkėjui / teikiamoms paslaugoms ar atliekamiems darbams? 

• Ar reikalavimą rinkoje gali atitikti bent keli rinkos žaidėjai? Reiktų vertinti per konkurentų turimus sertifikatus ir galimą konkurencijos ribojimą, proporcingumo principo galimą pažeidimą.  

• Ar žaliojo kriterijaus negalima pasiekti mažiau ribojančiomis priemonėmis, pvz.: nustatant konkrečias užtikrinimo priemones, kurių tiekėjas įsipareigoja laikytis? 

Veiksmų reikėtų imtis nedelsiant: jei reikalavimas nustatytas aiškiai – teikti pretenziją, o jei reikalavimas ir jo išpildymas, teikiami dokumentai ir pan. neaiškūs – teikti paklausimą.  

Kas turi atitikti kokybės vadybos sistemos reikalavimą? 

Praktikoje dažnas atvejis, kuomet tiekėjas neturi reikiamo sertifikato, todėl nusprendžia jį „pasiskolinti“ iš subtiekėjo ar partnerio, nors pastarasis sutarties vykdyme nedalyvaus – darbų neatliks, paslaugų neteiks. Kitaip tariant, nėra aktyvaus dalyvavimo ateityje.  

Jei tiekėjas tvirtina, kad pats neturi sertifikato, o pasitelkiamas subjektas jį „skolina“, tačiau nedalyvaus pirkimo sutartyje, susiklosto formalaus skolinimo scenarijus. Toks dalyvavimo „modelis“ atneša rimtą riziką – pasiūlymas gali būti atmestas dėl formalaus „sertifikato pa(si)skolinimo“. Praktiškai, tiekėjas vykdydamas sutartį sistemos standarto ir iš jo išplaukiančių priemonių netaiko, taigi reikalavimas taptų „beprasmiu“.  

Pirkėjai susiklosčius tokiam atvejui gali reikalauti paaiškinti: 1) kuris subjektas laikysis nustatyto reikalavimo; 2) kaip sutarties vykdymo metu bus užtikrinamas reikalavimo laikymasis; 3) kokia apimtimi pasiskirto užduotys ir atsakomybės tarp tiekėjo ir subjekto, turinčio sertifikatą.  

Tiekėjo paaiškinimas ir papildomi dokumentai gali lemti teisę dalyvauti tolimesnėse procedūrose arba pasiūlymo atmetimą! 

 Kaip tiekėjui spręsti sertifikato reikalavimo įgyvendinimo problemą? 

Daugeliu atveju dalyvavimas viešajame pirkime yra kompleksinis dėl susiklostančių santykių – vienokia situacija yra tiekėjui dalyvaujant savarankiškai, kitokia – su partneriu. Reiktų įsiminti vieną taisyklę, kad formalus sertifikato „perleidimas“ ar „skolinimas“ gali lemti pasiūlymo atmetimą. 

Kaip nesuklysti? 

• įvertinti kurioje procedūrų stadijoje esame – vienokie veiksmai atliekami prieš pateikiant pasiūlymą, kitokie – jį pateikus arba gavus paklausimą paaiškinti pasiūlymą.  

• atidžiai nagrinėti keliamą reikalavimą – ar tikrai reikalaujama visos apimties sertifikato? Ar reikalaujama konkrečių užtikrinimo priemonių įgyvendinimo? Atsakymai gali lemti skirtingą įrodinėjimo procesą. 

• jei sertifikato tiekėjas neturi, bet jį turi pasitelkiamas subjektas – pasitikrinti ar pasiūlyme išviešinta informacija, kad subjektas aktyviai dalyvaus sutartyje? Svarstytina teikti paaiškinimą dėl pasiūlymo turinio ir būsimų darbų/paslaugų pasiskirstymo, sertifikato realaus veikimo ir priemonių įgyvendinimo.  

• ar pirkime leidžiami lygiaverčiai užtikrinimo priemonių įrodymai? Atskirai verta nagrinėti ar pirkimo pobūdis, o galbūt pačios sąlygos, leidžia įrodyti atitiktį lygiaverčiais užtikrinimo priemonių įrodymais. 

• kokius įrodymus galima pateikti papildomai dėl reikalavimo išpildymo – įprastai tiekėjas ir subjektas su sertifikatu sudaro ketinimų protokolą (taip išviešina dalyvavimą drauge), tačiau galimas scenarijus, kad papildomi aiškinamieji susitarimai ir raštai dėl konkrečių priemonių taikymo, atsakomybės pasiskirstymo ir pan. atskleidžia subjektų dalyvavimo aplinkybes. Jei tiekėjas dalyvauja savarankiškai – svarstytinos sertifikato turinį apimančios priemonės ir jų įgyvendinimas, kt. dokumentai ir sprendimai.  

• ar tiekėjas remiasi specialistų kvalifikacija? Jei taip, tuomet svarstytinas scenarijus pasiūlymą aiškinti ir sieti su specialisto patirtimi ir subtiekėjo įmonės sertifikatu. 

Skirtingos praktinės situacijos lemia skirtingą priėjimą ir veiksmus. Kiekvienu atveju reikia ne tik įvertinti koks keliamas reikalavimas, koks jo tikslas ir apimtis, kaip tiekėjas jį gali išpildyti, tačiau ir atsakymo pasekmes ateičiai bei jau pateiktam pasiūlymui.